Manch einer verteufelt ihn zurecht: den Papierkram. Ein lästiges Übel in vielen Firmen, dass mitunter sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Gut, dass es heutzutage die Möglichkeit des digitalen Dokumentenmanagements gibt.
Wie Sie Dokumente digital verwalten können, welche Tools es gibt und warum wir von ZerBITS das sogenannte ecoDMS nutzen, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist ein digitales Dokumentenmanagement?
Dokumente müssen erfasst, verteilt, abgelegt, bearbeitet und archiviert werden. In vielen Firmen nehmen diese Prozesse einen großen Stellenwert ein. Mitunter müssen auch Dokumente gesucht oder gelöscht werden. Natürlich geht nichts über das bewährte System mit Papier und Ordner. Allerdings können viele Firmen die Dokumentenflut nicht mehr bewältigen.
Der Wunsch nach einer schnellen und komfortablen Lösung wird größer. Hier kommt das digitale Dokumentenmanagement ins Spiel. Mit dem passenden DMS können Sie Ihre Dokumentenablage und -archivierung organisieren und sich dabei an gesetzliche Vorgaben halten.
Gut zu wissen: Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt die Verwaltung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) steht für Dokumentenmanagement per Software. Geschäftsrelevante Dateien und digitalisierte Dokumente werden alle zentral in einer Datenbank verwaltet.
Digitales Dokumentenmanagement: Vorteile und Nachteile
Sind Sie noch unsicher, ob sich ein DMS für Sie lohnt? Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile eines digitalen Systems zur Verwaltung von Dateien.
Vorteile:
- alle geschäftsrelevanten Dateien an einem Ort
- verschiedene Quellen und Dateitypen werden zusammengeführt
- Dokumente werden in der Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung durch das DMS organisiert
- der gewöhnliche Papieverbrauch wird auf ein Minimum reduziert
- Dateien werden gesetzeskonform verwaltet
- flexibler Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Orten aus
- digitale Archivierung gestaltet sich leichter und schlanker als Regale gefüllt mit Ordnern
- dient als Informationsplattform für Mitarbeiter
Nachteile
- der Aspekt der IT-Sicherheit kommt auf. DMS müssen gegen unberechtigt Zugriffe entsprechend geschützt werden.
- mitunter höhere Kosten für die Software
- erfordert etwas Zeit in die Einarbeitung des Systems. Wer nicht technikaffin ist, tut sich am Anfang schwerer.
Umstellung am besten von Experten durchführen lassen
Manche Unternehmen betrachten die digitale Verwaltung von Dateien anfangs etwas zögerlich. Schließlich haben sie jahrelang auf das altbewährte Ordnersystem vertraut. Wichtig ist die Vor- und Nachteile in Ruhe abzuwägen. Außerdem gestaltet sich die Umstellung mithilfe von IT-Experten leichter.
Digital oder lieber klassisch? Wenn Sie noch Fragen haben und Tipps für die Umstellung suchen, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Seite.
Mit welchem Dokumentenmanagement arbeiten IT-Experten wie ZerBITS?
Mittlerweile gibt es eine ganze Reihe an Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement. Wir von ZerBITS nutzen ecoDMS für unsere Kunden. Es gilt als leistungsstärkstes und günstigstes System der Welt.
Die wichtigsten Funktionen von ecoDMS
Im Fokus steht die revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Statt Ordnern heben Sie alle Papiere, Belege und mehr einfach digital auf. Das ist nicht nur platzsparender, sondern auch übersichtlicher.
Wie Sie von dem Programm profitieren können, haben wir im Folgenden für Sie aufgelistet:
- vereint Dokumente, Dateien und mehr an einem zentralen Ort
- blitzschnelle Ablage per Drag & Drop
- begleitet die Archivierung digital (Beispiel: Archivierung aus den gängigen Office-Programmen mit einem Plugin)
- Nutzung auch per Smartphone und Tablet möglich
- speichern der Dokumente auf verschiedenen Wegen möglich
Im Fokus: Datensicherung mit dem Dokumentenmanagement ecoDMS
Sehr praktisch ist auch das professionelle Backup-System. Gesetzes und revisionskonform können Sie mit dem Programm Daten sichern und bei Bedarf wieder herstellen. Wenn Sie ein Dokument suchen, können Sie einfach die Such – und Filterfunktionen und die integrierte Texterkennung nutzen.
Die Datenarchivierung wird oft unterschätzt, ist jedoch sehr wichtig, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung. Viele Firmen buchen unseren IT-Support für diesen Bereich, weil Sie sich überfordert mit der Papierflut fühlen. Wir können durch den Einsatz des digitalen Dokumentenmanagements ecoDMS Struktur schaffen und gezielt helfen.
Schluss mit Papierkram! Möchten Sie auch endlich auf ein digitales Dokumentenmanagement umstellen? Dann vertrauen Sie auf den umfassenden Support von ZerBITS.
Fazit: Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement lohnt sich
Herkömmliche Wege sind gut. Die digitale Transformation bietet jedoch neue Möglichkeiten Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Hand aufs Herz: Haben Sie noch einen Überblick über Ihre Dokumente? Die Problematik nimmt zu mit steigender Dokumentenanzahl in großen Firmen.
Leider wird die Datenarchivierung in einigen Firmen eher rudimentär behandelt. Aufgrund verschiedener Aspekte wie einer möglichen Betriebsprüfung ist sie jedoch von großer Bedeutung. Was viele Unternehmer nicht wissen: Eine strukturierte Dokumentenverwaltung kann bereits ein Pluspunkt in der Wettbewerbsfähigkeit darstellen, da das Archiv eine Informationsquelle für Mitarbeiter ist.
Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement kann bei vielen Firmen daher ein großer Gewinn sein. Wenn Sie sich selbst schwertun den Geschäftsprozess zu planen, können Sie unsere fachliche Expertise hinzuziehen. Mithilfe unserer Erfahrung lässt sich die Umstellung auf das Dokumentenmanagement per Software leichter organisieren.
Sie suchen nach einer Lösung für Ihre Datenarchivierung? Dann vertrauen Sie auf den umfassenden Support von ZerBITS und profitieren Sie vom digitalen Dokumentenmanagement mit ecoDMS.
