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Rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie kann für viele Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit darstellen. Geltende rechtliche Anforderungen können grundsätzlich nicht ohne eine technische Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig. Darüber hinaus fehlt es an zwingend vorgeschriebenen Methoden, die rechtlichen Anforderungen einzuhalten. 

Wichtige Fragestellungen

Was muss archiviert werden?

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO)1 sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Zusammenfassend bedeutet dies, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abgespeichert werden muss – inklusive Dateianhängen. Geschäftlich relevant sind:

  • E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (wie Auftragsbestätigungen, Verträge, Lieferpapiere, Rechnungen, Zahlungsbelege)
  • E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (etwa Reklamation Schreiben, die Kontaktierung von potenziellen Kunden über den Vertrieb und Aufträge sowie Auftragsänderungen).
Hinweis

Die DSGVO regelt wiederum, welche E-Mails nicht aufgehoben werden dürfen. So ist beispielsweise die Archivierung von privaten Mails von Mitarbeitern nur bei ausdrücklicher Genehmigung der Betroffenen erlaubt.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

§ 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt § 257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde.

Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.

Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt zunächst bei der Geschäftsleitung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen gegebenenfalls zivilrechtliche, verwaltungsrechtliche und/oder sogar strafrechtliche Konsequenzen:

  • § 162 AO9: steuerliche Konsequenzen, wie Schätzung durch das Finanzamt oder Festsetzung von Zuschlägen
  • § 283 StGB10: Eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder eine Geldstrafe erhält, wer – neben weiteren Voraussetzungen – bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit aufbewahrungspflichtige Unterlagen beiseiteschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt
  • § 280 ff. BGB11 und § 241 Abs. 2 BGB12: Schadensersatzansprüche aufgrund schuldhafter Pflichtverletzungen
  • § 35 GewO13, z. B. in Verbindung mit § 6 GmbHG14: verwaltungsrechtliche Konsequenzen wie der Verlust der Zuverlässigkeit bzw. die Gewerbeuntersagung, sodass eine Person etwa nicht mehr als Geschäftsführer einer GmbH tätig sein darf.

Kann eine E-Mail als Beweis genutzt werden?

In Deutschland gilt die Formfreiheit von Verträgen, sofern Gesetze oder Parteivereinbarungen dem nicht entgegenstehen. Verträge können somit mittels E- Mail abgeschlossen werden. Auch wenn im Zivilrecht keine Pflicht zur systematischen Ablage und Aufbewahrung besteht, ist die Archivierung für Unternehmen aus Gründen der Beweisführung empfehlenswert.

Abgesehen von den bereits genannten gesetzlichen Pflichten, ist es ratsam, E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Die Beweiskraft elektronischer Dokumente ist im gesamten europäischen Rechtsraum durch die so genannte eIDASVerordnung15 gestärkt worden. In Deutschland sind auf E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur zudem nach § 371 a Abs. 1 S. 1 ZPO16 die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend anzuwenden. Eine solche Signatur ersetzt also die Unterschrift des Ausstellers. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails ohne qualifizierte elektronische Signatur zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, jedoch kann nach § 371 Abs. 1 S. 2 ZPO17 der Beweis mit einer E-Mail als elektronischem Dokument grundsätzlich aber in Form des Augenscheinbeweises angetreten werden.

Oft sind E-Mails der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern sie in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten, sofern sie in nicht manipulierter Form und mit dem ursprünglichen Inhalt vorliegen.

Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Allgemeine Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ergeben sich insbesondere aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 145 ff. AO18) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 238 ff. HGB19), die die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, bei der Führung der Handelsbücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen in den Vordergrund stellen. Das Bundesfinanzministerium hat am 28. November 2019 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“20 aktualisiert. Diese so genannte Verwaltungsvorschrift konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale  Unterlagen aufbewahrt werden sollen, u. a. damit das jeweils zuständige Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann.

Die GoBD haben die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ abgelöst. Folgende Aspekte der GoBD sind für die revisionssichere Archivierung von E-Mails besonders zu beachten: Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhin stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten E-Mail-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können. Wenn Rechnungen oder Buchungsbelege auf elektronischem Wege eingegangen sind, genügt die Aufbewahrung der  tatsächlich weiterverarbeiteten Formate, soweit diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. Diese Formate alleine erfüllen die Belegfunktion, wenn sie mit dem vollständigen, originalen Inhalt  gespeichert werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) zum Zwecke der Archivierung ist nur….

Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung vermeiden

  • Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang…
  • Untersagung der privaten E-Mail-Nutzung…
  • Ist die Zustimmung zur Archivierung durch eine Betriebsvereinbarung eine Alternative?…
  • Konflikte bei dienstlichen E-Mails mit personenbezogenen Inhalten…
  • Sonderfall Bewerbungsunterlagen… 
  • Sonderfall E-Mails an Betriebsrat…

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