Was ist ein Autoresponder?
Der nächste Sommerurlaub steht an und Sie möchten endlich mal ein paar Tage nicht in Ihre Mails schauen? Mithilfe eines Email-Autoresponders können Sie Ihre Kunden ohne viel Aufwand informieren und mögliche Alternativkontakte für die jeweilige Anfrage aufführen.
Ein Autoresponder eignet sich natürlich auch für andere Anlässe. Warum es sich allgemein lohnt einen Autoreply einzurichten und worauf Sie dabei achten können, verraten wir Ihnen im Folgenden.
Bevor Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen, fragen sie sich bestimmt, wie die konkrete Autoresponder-Definition lautet.
Als sog. Autoresponder wird eine „automatische Antwort auf ein Ereignis “ bezeichnet. Das heißt: Mit dieser antwortet das System automatisch auf eingehende Nachrichten. Einen E-Mail-Autoresponder können Sie erstellen und nutzen, um Ihren Mail-Kontakten eine automatische Antwort zukommen zu lassen. Das kann zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz aufgrund eines Urlaubs sein.
Warum es sich lohnt einen Email-Autoresponder zu nutzen
Haben Sie täglich viel Kundenkontakt via Mail? Dann ist es wichtig, dass Sie Ihr Outlook-Konto oder Mailprogramm gut pflegen.
Stellen Sie sich vor, dass Sie berufsbedingt viele E-Mails erhalten, welche Sie – zeitnah – abarbeiten müssen. Womöglich auch Mails, bei denen ein gewisser Termindruck dahintersteckt.
Sollten Sie jetzt beispielsweise aufgrund Ihres Urlaubes, einer Erkrankung, einer Dienstreise oder aus anderweitigen Gründen diese E-Mails nicht zeitnah bearbeiten können, könnte das weitreichende Folgen haben. Daher ist es mehr als sinnvoll, per Autoresponder eine Abwesenheitsnotiz zu nutzen. Bei Bedarf kann dort auch ein evtl. Vertreter für Sie oder eine Kontaktperson angegeben werden.
Text für Autoresponder erstellen: So gehts
Keine Sorge! Sie müssen kein Profi im Texten sein, um einen professionellen Autoresponder in Outlook zu erstellen. Viel wichtiger ist es auf kurze und prägnante Informationen zu achten.
Denken Sie an die relevanten W-Fragen und teilen Sie Ihren Empfängern in wenigen Stichpunkten mit innerhalb welches Zeitraums Sie abwesend sein werden und wann Sie sich wieder mit einer persönlichen Antwort zurückmelden können. Sollten Sie einen Vertreter während Ihrer Abwesenheit haben, ist es sinnvoll und evtl. sogar notwendig, dessen Namen und E-Mail-Adresse mitzuteilen.
Gut zu wissen: Den Grund Ihrer Abwesenheit müssen Sie nicht mitteilen. Wenn Sie möchten, können Sie die Info jedoch nutzen, um Ihren Text etwas persönlicher zu gestalten. Der Sommerurlaub kann zum Beispiel mit einem lustigen Spruch angekündigt werden.
Achten Sie auf folgende Aspekte, bevor Sie Ihren Text für den Autoresponder erstellen
In vielen Unternehmen ist eine Abwesenheitsnotiz sowie eine Autoresponder-E-Mail Pflicht. Welche Informationen Sie mit dieser Abwesenheitsnotiz mitteilen, sollten Sie sich vorab gut überlegen. Stimmen Sie den Inhalt am besten mit Ihren Kollegen beziehungsweise Mitarbeitern ab, um nach außen einheitlich zu wirken.
Denken Sie bei der Texterstellung auch an Ihre Privatsphäre. Ein E-Mail-Autoresponder kann unter Umständen auch an falsche Kontakte gehen. Bei Angabe Ihrer Urlaubszeiten bspw. können Kriminelle diese Daten für einen Einbruch nutzen. Durch zufällig generierte E-Mail-Adressen erhalten Spam-Versender mithilfe eines Autoresponder eine Rückmeldung und wissen so, welche Mail-Adresse tatsächlich existiert.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie nicht nur an einen passenden Text denken, sondern sich auch die Zeit für ein professionelles Autoresponder-Setup nehmen.
Privat oder beruflich? So finden Sie den richtigen Rahmen
Je nachdem ob Sie Freunden oder Kunden eine Abwesenheitsnotiz zukommen lassen möchten, ist ein anderer Rahmen angebracht.
Sollten Sie einen Autoresponder in Outlook für privat Zwecke erstellen, können Sie diese nach Belieben gestalten. Firmenvorgaben spielen hier keine Rolle. Neben der zentralen Nachricht, die den Anlass für die Abwesenheitsnotiz preisgibt, können Sie problemlos lustige Sprüche, Bilder oder auch Emojis einfügen.
Bei beruflich eingesetzten Autoresponder E-Mails sollten Sie sich eher „bedeckt“ halten. Ebenso sollten Sie gewisse Regeln und Höflichkeitsbekundungen beachten. So sollten Sie im beruflichen Sektor auf jeden Fall „Sie“ sowie eine offizielle und höfliche Sprache nutzen. Weiterhin sollten Sie sich kurzfassen und sich lediglich auf Fakten beschränken.
Autoresponder-Setup: Sind verschiedene Antwort-Mails möglich?
Etwas komplizierter wird es dann, wenn die Autoresponder E-Mail an besondere Regeln gebunden sein soll. Hierbei können Sie die Abwesenheitsnotiz gezielter und individueller einrichten. Wenn Sie bspw. möchten, dass verschiedene Empfänger auch verschiedene Autoresponder E-Mails erhalten, können Sie dies entsprechend festlegen.
Hierzu können Sie einrichten, dass der Absender der Mail an Sie bzw. der Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz je nach von Ihnen im Vorfeld festgelegten Wörtern eine entsprechende Antwort-E-Mail erhält. Dabei werden die Autoresponder E-Mails vom System anhand Ihrer vorgegebenen Wörter erkannt und die hierfür entsprechende Antwort versandt.
So haben Sie u.a. die Möglichkeit, bspw. auf „deutschsprachige“ Mails eine in Deutsch geschriebene Autoresponder E-Mail festzulegen. Auf „englischsprachige“ Mails, legen Sie eine Autoresponder E-Mail in Englisch fest. Bei „spanischen“ Mails, legen Sie eine Autoresponder E-Mail in Spanisch fest. Und so weiter.
Autoresponder selbst erstellen oder Software-Service nutzen?
Je nachdem mit welchem Mailprogramm Sie arbeiten, gibt es bereits diverse Tutorials im Internet, die Hilfestellung bieten. Allerdings kostet es Zeit sich mit der Thematik zu befassen. Einige Tutorials nutzen darüber hinaus viele Fachwörter. Wer sich nicht jeden Tag damit beschäftigt, tut sich unter Umständen schwer den Anweisungen zu folgen.
Wenn Sie Ihre Zeit lieber anderen Aufgaben widmen möchten, können Sie einen IT-Dienstleister beauftragen. Meistens profitieren Sie dadurch auch von einer komfortablen Komplettlösung und können auch andere Aspekte Ihrer EDV abgeben.
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Fazit: Ein professionelles Autoresponder-Setup erleichtert Ihr Mail-Management enorm
Eine Abwesenheitsnotiz im Outlook mit Hilfe eines Autoresponder ist nicht nur sinnvoll, sondern gehört auch zum guten Umgangston, gerade in Unternehmen. So weiß jeder, der Sie kontaktiert direkt, woran er ist. Zusätzlich können mit einer entsprechenden Information in einer Autoresponder E-Mail evtl. Vertreter benannt werden, damit alles Eilige termingerecht bearbeitet werden kann.
Autoresponder lassen sich recht einfach und zügig erstellen. Auch eine Unterscheidung der Abwesenheitsnotizen für verschiedene Empfänger ist möglich und sinnvoll. Autoresponder lassen sich auch in der Outlook App nutzen. Es ist auf jeden Fall vorteilhaft, den Service einer Autoresponder E-Mail zu nutzen.
